Jedes Unternehmen verarbeitet tagtäglich personenbezogene Daten in unterschiedlichen Prozessen – beim Versenden von E-Mails, bei der Erhebung von Vertriebsdaten oder bei der Speicherung der Bewerberdaten. Den Datenschutz in Ihrem Unternehmen können Sie schon steigern, indem Sie die folgenden 5 häufigsten Datenschutzfehler vermeiden:
⇒ 1 Keine Datenschutzerklärung
Jeder Websitebetreiber, der personenbezogene Daten verarbeitet, muss auf seiner Seite eine Datenschutzerklärung einbinden. Die Datenschutzerklärung muss bestimmte Anforderungen erfüllen, damit sie als rechtssicher gilt. So ist beispielsweise der Datenschutzbeauftragte für Fragen und Hinweise zum Thema Datenschutz zu benennen. Darüber hinaus müssen Informationen über alle verwendeten Analyse-Tools bereitgestellt werden.
Zum Thema DSGVO-konforme Cookie-Lösung:
Seit dem letzten EuGH-Urteil vom 1.10.2019 ist beim Einsatz des Werbetracking-Tool Google Analytics eine aktive Einwilligung der Webseitenbesucher notwendig. Der Einwilligungstext bei einem Cookie-Hinweis sollte beim ersten Aufruf der Seite (Cookie Warnung) eingeblendet werden. Der Text für die Cookie-Nutzung sollte so konkret wie möglich sagen, um welche Daten es geht, wozu diese genutzt werden und an wen diese Daten gegenfalls weiter gegeben werden.Der Nutzer muss detailliert über die Dienste informiert werden, die Cookies setzen und Daten übertragen. Es muss ausdrücklich bestätigen, dass er zustimmt. Und ganz wichtig: Vor der Zustimmung des Nutzers dürfen noch keine Daten übertragen werden.
⇒ 2 Nutzung von Cloud & Co.
Bei großen Datenmengen gehören Cloud-Speicher wie Dropboy und Co. zum Alltag in vielen Unternehmen. In vielen Unternehmen werden große Datenmengen in Cloud-Speichern (z.B. Dropbox) “ausgelagert”. Aber diese Speicher im Internet haben auch Sicherheitslücken – deshalb die Empfehlung, die personenbezogenen Daten aufgrund von Missbrauch anderweitig zu speichern.
⇒ 3 Ausdrucke nicht schreddern
Auch Daten, die auf Papier gedruckt sind, können unter den Schutz personenbezogener Daten fallen. Auch diese dürfen nicht einfach nur zerknüllt im Papierkorb entsorgt werden. Unbefugte Zugriffe so einfach möglich. Empfehlung: Nur ein schreddern kann einen Zugriff von Außen verhindern.
⇒ 4 Daten aus Versehen weitergeben
Es passiert schnell: Auskünfte zu personenbezogenen Daten werden zu leichtfertig gegenüber einem Unbefugtem unbeabsichtigt weitergegeben. Um Missbrauch zu vermeiden, sollten die Mitarbeiter*innen im Voraus sensibilisiert – geschult werden, welche Auskünfte gemacht werden dürfen und welche auch nicht. Dies gilt natürlich auch bei Verträgen, Speichermedien und Co. Beim Verlassen des Arbeitsplatzes sollten keine Unterlagen mit vertraulichen Dokumenten herumliegen.
⇒ 5 Datenschutz ignorieren
Eigentlich ist es klar aber gerade deshalb ist wichtig, sich mit dem Thema Datenschutz im Unternehmen auseinander zu setzen und Ihre Mitarbeiter zu schulen. So können Sie Sanktionen und Datenschutzpannen vorbeugen.
# Vermeiden Sie diese 5 Fehler – nutzen Sie Ihre Chancen und erzielen Sie mit dem Schutz von Daten und einer neuen Transparenz einen echten Wettbewerbsvorteil!
Sehen Sie die DSGVO als Chance, mehr Transparenz über Ihre Daten zu erlangen und diese vereinheitlichen zu können. Als Unternehmer sollten Sie sich auch aus QM-Sicht mit der DSGVO beschäftigen, denn so erhalten Sie tiefere Einblicke in Ihre Daten, können so Produkte sowie Dienstleistungen optimieren und Prozesse anpassen.
Nutzen Sie diese Zeit – gerade jetzt in der Krise steckt die Chance für einen Neuanfang für die Themen, welche man sonst “nach hinten” schiebt. Dann kann die Krise tatsächlich dafür sorgen, nach ihr etwas besser dazustehen als zuvor. Beginnen Sie gleich heute – ist Ihre Datenschutzerklärung eigentlich noch aktuell oder wie ist bei Ihnen der Status des gesetzlich vorgeschriebenen Verarbeitungsverzeichnisses?
Gerne begleite und unterstütze ich Sie dabei – fordern Sie ein unverbindliches Angebot an.
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